Smart working: cinque nodi da sciogliere e i “to do” per la dirigenza

L’adozione massiccia dello smart working nella Pubblica amministrazione in questo periodo di lockdown conseguente alla diffusione del Covid-19, ha sollevato diverse questioni sul “dopo emergenza”. Si tratta di questioni tecniche e organizzative, ma anche culturali, da cui discendono alcune responsabilità in carico ai dirigenti delle amministrazioni. Ne abbiamo parlato con Marco Orlando, Direttore Anci Piemonte, la cui riflessione parte naturalmente dalla dimensione degli enti locali, ma non esclude un panorama più ampio. Tutta la PA dovrà rimettere, infatti, in discussione alcune abitudini e visioni ormai consolidate, se lo smart working diventerà realmente prassi per un gran numero di dipendenti pubblici, come ha più volte sottolineato e auspicato la Ministra per la PA, Fabiana Dadone.

Ma quali sono le principali questioni che emergono? Marco Orlando individua quattro aspetti culturali e un grande tema di tipo più “tecnico”. Vediamoli insieme.

Il senso di identità e appartenenza

“Il primo aspetto che vorrei mettere in evidenza è quello identitario – sottolinea Orlando -. Come cambia con lo smart working il senso di appartenenza del funzionario pubblico alla sua amministrazione? Il senso di appartenenza è un dato storicamente molto forte nel nostro Paese, radicato soprattutto su elementi materiali, come le sedi di lavoro, o sulla gerarchia del rapporto di lavoro. Questi elementi vengono messi fortemente in discussione dallo smart working, ma mio avviso il senso di appartenenza del dipendente pubblico migliora. Lo smart working consente infatti una riappropriazione della propria dimensione di lavoro, tutto il contrario dell’alienazione a cui si associa spesso il lavoro del dipendente pubblico, visto come un numero all’interno di una gerarchia. Perché questo funzioni servono però due cose: la possibilità effettiva di accedere da remoto al proprio spazio di lavoro, quindi una componente tecnologica, e poi la possibilità di comunicare efficacemente con la leadership e con i propri colleghi, perché comunque non è venuto meno né lo scambio di competenze né l’elemento gerarchico. Sono queste le condizioni abilitanti per recuperare autonomia, senza cadere nell’isolamento”.

Compito della dirigenza è quindi garantire in particolare questo aspetto di comunicazione, per consentire alle persone di sentirsi parte di una rete e di un ambiente di lavoro anche non stando in ufficio.

La definizione del prodotto del lavoro pubblico

Ecco il secondo aspetto culturale, secondo Orlando: “Pur parlandone da circa 20 anni, non siamo riusciti ancora a definire in maniera stabile gli oggetti della produzione del lavoro pubblico, quindi neanche il loro valore e i conseguenti elementi di valutazione. Lo smart working ci costringe a individuare l’oggetto della produzione in maniera completamente nuova. Cambiano ad esempio le componenti del lavoro, come le limitazioni legate all’accesso fisico allo sportello. Bisogna individuare quindi altre componenti, per esempio la capacità di definire un’agenda di appuntamenti online con sessioni di informazione e consulenza per l’utente. Cambia elenco dei prodotti, non ci sono barriere fisiche e si possono liberare energie per numerose nuove attività”.

In questo caso compito della dirigenza è definire una nuova organizzazione del lavoro (che guardi alla conciliazione delle esigenze di vita del dipendente) e ideare/progettare nuovi prodotti e servizi

La relazione tra gli uffici e il livello di indirizzo politico

“Nel periodo di chiusura degli uffici questa relazione si è rarefatta – sottolinea Orlando – e questa è una criticità, perché l’indirizzo politico nell’ente locale è fondamentale per far andare avanti gli uffici. Gli assessori si sono trovati da soli in ufficio, con i dipendenti a casa, e questo ha trasferito sul livello politico oneri tipicamente di gestione e ha fatto perdere ai dipendenti lo scambio quotidiano col livello politico, provocando una frattura. Questa relazione va ricostruita, ma dobbiamo riflettere certamente sul come. Un altro aspetto, invece positivo, è quello del rapporto interno agli organi politici. La possibilità di riunire gli organi in videoconferenza è stata usata, con un livello alto di partecipazione e discussione. Bisognerebbe quindi riflettere sull’opportunità di mantenere anche dopo l’emergenza questi strumenti smart senza tornare al passato”

La formazione dei dipendenti

Ultimo aspetto è quello della formazione dei dipendenti. “Non si può trasferire un’aula dentro un classico webinar, non c’è lo stesso tipo di relazione, mentre l’informazione si può realizzare con molta efficacia. Quindi si potrebbero usare da un lato i webinar per gli incontri di carattere informativo, mentre la formazione deve cambiare, focalizzandosi su sessioni di Q&A. Una sorta di workshop riservato a una platea selezionata e motivata, che ha domande da porre a un esperto il quale si mette fin dall’inizio a disposizione e in ascolto dei partecipanti. È questa la modalità adatta per la formazione online”, conclude Orlando.

Ultimo aspetto: la difficoltà di trasformare il processo di valutazione delle prestazioni

L’ultimo aspetto evidenziato da Orlando riguarda la valutazione delle performance: “Dobbiamo dimenticarci un sistema che ha come indicatori e misuratori elementi quali la presenza in servizio, i giorni di assenza, il numero di pratiche evase o di utenti ricevuti allo sportello, misuratori molto tradizionali che non si possono utilizzare in un contesto di smart working. Dobbiamo creare un nuovo sistema di indicatori. Tutti i punti evidenziati in precedenza costituire la cornice in cui definire, per esempio, gli indicatori per valutare la dirigenza: quanto è stata capace di garantire una nuova programmazione del lavoro, una formazione adeguata per i dipendenti, una comunicazione efficace con il proprio staff e quanto è stata capace di progettare nuovi servizi”.

Insomma, un contesto in divenire, ancora tutto da immaginare ma che ha già dei punti fermi.

Sul tema smart working ANCI Piemonte ha avviato un percorso di sensibilizzazione e formazione per amministratori, dirigenti, funzionari e impiegati dei Comuni della Regione. Il percorso, realizzato in collaborazione con FPA, ha visto la realizzazione di due webinar (che si sono svolti l’8 e l’11 giugno) e prevede un corso online sulla piattaforma FPA Digital School dal titolo “Smart Working. Contesto e leve progettuali per il cambiamento organizzativo delle PA”