Integrare lo Smart Working con altre iniziative di innovazione, come il passaggio al cloud e la trasformazione degli atti in digitale. E utilizzare la comunicazione interna come leva per la conoscenza, la condivisione e la diffusione di questo percorso avviato circa un anno fa.

È la strategia del Comune di Bologna, che ha cominciato la sperimentazione dello Smart Working nel novembre 2018 e, per la primavera del 2020, prevede di arrivare a 300 persone in modalità lavoro agile. Ne abbiamo parlato con Melania Testi, Responsabile della Comunicazione interna nell’Area Personale e Organizzazione del Comune di Bologna. 

Comunicare lo smart working: la intranet del Comune di Bologna

“Quando è partita la sperimentazione dello Smart Working – ci racconta – ci siamo trovati a dover fornire informazioni di diverso tipo, ma ci sarebbe piaciuto anche raccogliere dei feedback dalle persone coinvolte nella sperimentazione.

Noi da molto tempo puntiamo sulla comunicazione interna per supportare le persone all’interno del nostro ente, per fornire loro una bussola per orientarsi e muoversi. Anche sullo smart working, quindi, volevamo prima di tutto fornire dei riferimenti per risolvere eventuali problematiche o anche solo per sapere qualcosa in più sull’argomento.

Abbiamo quindi deciso di utilizzare la nostra intranet creando al suo interno un vero e proprio contenitore dedicato allo Smart Working. Questo spazio viene utilizzato sia per fornire contenuti riservati a chi è in sperimentazione (per esempio tutte le istruzioni utili spiegate in modo semplice), sia per fare comunità e raccontare quello che sta accadendo a chi non è direttamente coinvolto nella sperimentazione, ma è interessato a sapere come stiamo andando avanti”.

Lo smart working come leva per l’innovazione organizzativa

La comunicazione diventa quindi un importante strumento di supporto all’innovazione organizzativa, visto che, come anticipato, lo Smart Working si sta integrando con altre iniziative, come il passaggio al cloud. “La sperimentazione – evidenzia la Testi – ci ha permesso di avere un bacino di utenti da coinvolgere nel passaggio a queste novità. Gli smart worker, infatti, sono stati i primi a lavorare con la nuova modalità e piattaforma cloud.

Abbiamo sfruttato la spinta dello Smart Working per favorire il passaggio al cloud che, a sua volta, è una tecnologia che supporta la modalità di lavoro agile. E abbiamo introdotto un percorso di change management, mappando l’attitudine al digitale dei nostri dipendenti”.

Trasparenza, partecipazione e consapevolezza

La intranet, inoltre, è stata fortemente rinnovata grazie anche ad un percorso partecipato, introducendo le logiche dei social: personalizzazioni, profilazioni e commenti. 

“Proprio per le persone coinvolte nella sperimentazione sullo Smart Working lo spazio intranet si è arricchito di un contenuto in più: un diario di bordo per raccogliere impressioni e percezioni sull’andamento. Abbiamo sempre raccontato in modo molto trasparente l’avanzamento del progetto. Inoltre abbiamo coinvolto le strutture in sperimentazione a tutti i livelli: dal dirigente al collaboratore.

Questa scelta ha permesso di acquisire  una consapevolezza maggiore del nuovo modello organizzativo e di misurare gli impatti. Infine abbiamo pubblicato per tutti i colleghi diversi articoli e approfondimenti e abbiamo lasciato aperti i commenti, rilevando un grande interesse di tutti sul tema”.

Lo smart working: un’opportunità, non un obbligo

“Per una pubblica amministrazione questo nuovo modo di lavorare è un’opportunità – conclude la Testi –  un modo per evolvere la cultura organizzativa, valorizzare le persone, sviluppare le nostre soft skill e la nostra attitudine al digitale. Tutti questi elementi ci rendono più efficaci nei servizi per la Città e più reattivi verso la trasformazione digitale in cui siamo immersi. La nostra sperimentazione prosegue. A novembre il gruppo si è allargato con altre 100 persone ed aumenterà ancora in primavera”.

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18 Ottobre 2024