Speciale Casi di studio Best Practices Uffici Giudiziari

Una serie di schede dedicate ai risultati che gli uffici giudiziari italiani hanno raggiunto partecipando al progetto interregionale transnazionale "Diffusione delle Best Practices negli uffici giudiziari italiani”, promosso dal Dipartimento della Funzione pubblica, dal Ministero della Giustizia e da tutte le Regioni e Province autonome italiane.

Il progetto interregionale transnazionale coinvolge oltre 190 uffici giudiziari italiani, di cui 87 nelle Regioni Obiettivo Convergenza, ed è finalizzato a supportare interventi di qualificazione dei servizi all’utenza ed in generale di miglioramento delle performance organizzative e di servizio nel sistema giustizia. Nello specifico, si stanno assistendo Tribunali e Procure, Corti e Procure Generali per reingegnerizzare la loro organizzazione, potenziare le loro capacità di utilizzo degli strumenti di ICT, sperimentare ed attivare sistemi di qualità, nonché realizzare il Bilancio di Responsabilità Sociale e la Carta dei Servizi.

Ad oggi sono oltre 700 i progetti di innovazione realizzati ed in corso di realizzazione da parte degli uffici giudiziari.
La valutazione dei risultati raggiunti e la diffusione delle buone pratiche costituiscono una delle attività più importanti del programma Monitoraggio delle Performance per la giustizia (MPG), che il Dipartimento della Funzione pubblica – in accordo con il Ministero della Giustizia, le Regioni e le Province autonome – ha attivato per supportare la realizzazione del progetto interregionale transnazionale "Diffusione delle Best Practices negli uffici giudiziari italiani”.

Di seguito le prime schede che illustrano sinteticamente le esperienze dei primi uffici che, avendo concluso il progetto “Best Practices” sono stati analizzati per individuare e valorizzare i progetti operativi, i prodotti ed i risultati raggiunti.

I casi illustrati – definiti anche come “cantieri” – presentano una significativa varietà di iniziative, sia come numero sia come qualità. Non solo sono state diffuse pratiche e processi collegati alla modernizzazione delle funzioni e dei servizi di giustizia; ma al contempo, stanno emergendo progettualità originali, utilizzi innovativi di strumenti gestionali, una nuova attenzione all’utenza (professionale e non) e alla cooperazione con vari soggetti, locali e nazionali, finalizzata ad un’azione di sistema in ragione degli impatti che i servizi di giustizia hanno su vari aspetti della vita socio-economica dei territori. 
Le analisi, talvolta, fanno emergere alcune criticità che i processi di modernizzazione incontrano: anche questi elementi risulteranno utili per la costruzione di strategie a supporto dei progetti di cambiamento.

IL CASO DEL GIUDICE DI PACE DI TARANTO

Riorganizzazione dei processi di lavoro interni, miglioramento dei sistemi di comunicazione ed informazione all’utenza ed attivazione di servizi on line, sono i principali ambiti di intervento e prodotti realizzati dall’ufficio del Giudice di Pace di Taranto partecipando al progetto interregionale transnazionale “Diffusione delle best practices negli uffici giudiziari”. Nell’approfondimento che si è realizzato in particolar modo si analizza come è stato affrontato il tema della gestione delle liquidazioni e pagamenti in un’organizzazione sempre più a corto di personale. L’esperienza realizzata presso l’ufficio giudiziario del Giudice di Pace di Taranto è stata presentata nell’ambito dell’officina “Riorganizzazione e reingegnerizzazione dei servizi e delle procedure di lavoro” che si è svolta lo scorso 28 maggio a FORUM PA 2013.

IL CASO DEL TRIBUNALE PER I MINORENNI DI BARI

Il principale risultato acquisito dall’esperienza di innovazione realizzata dal Tribunale per i Minorenni di Bari è legato alla capacità acquisita di utilizzare intelligentemente i principali strumenti del management pubblico in risorse e leve per favorire e supportare un processo di miglioramento continuo dell’organizzazione e dei servizi e per “aprire” costantemente l’ufficio alle istanze di utenti e stakeholder anch’essi leva critica e propositiva di miglioramento delle performance. L’esperienza del cantiere di progetto “Best Practices” realizzata presso l’ufficio giudiziario del Tribunale per i Minorenni di Bari è stata presentata nell’ambito dell’officina “Change management: governo di cambiamento dell’innovazione ” che si è svolta lo scorso 29 maggio a FORUM PA 2013.

IL CASO DEL TRIBUNALE DI MONZA

Il Tribunale di Monza è stato uno dei primi uffici giudiziari italiani ad aderire con entusiasmo al progetto interregionale transnazionale "Diffusione delle best practices negli uffici giudiziari italiani" e grazie all’assistenza esperta ottenuta ha sviluppato diverse direttrici e progetti di innovazione che hanno riguardato molteplici aspetti dell’organizzazione giudiziaria. Il cantiere di innovazione di Monza ha prodotto modelli di reingegnerizzazione delle procedure di lavoro, sistemi di controllo di gestione, coinvolgimenti di nuovi attori pubblici e privati nella gestione dei servizi giudiziari. Nel caso allegato si racconta l’esperienza realizzata nella riorganizzazione di alcuni servizi della cosiddetta Volontaria Giurisdizione che ha comportato la ridefinizione della gestione interna dei fascicoli e la costituzione di sportelli decentrati di consulenza e orientamento gestiti dagli enti locali e da associazioni di volontariato.

IL CASO DELLA CORTE D’APPELLO DI SALERNO

In un contesto territoriale non facile, la partecipazione della Corte di Appello di Salerno al progetto interregionale transnazionale "Diffusione delle best practices negli uffici giudiziari italiani" promosso e supportato dalla Regione Campania si è concentrata come per gli altri uffici aderenti alla riorganizzazione delle procedure di lavoro ed allo sviluppo di migliori capacità di comunicazione e rendicontazione sociale della propria azione pubblica. Tra i diversi progetti operativi, realizzati particolarmente interessante è risultato quello relativo alla ridefinizione delle modalità di gestione delle cause penali in udienza al fine di ridurre a zero i rinvii, ottimizzare il lavoro delle strutture amministrative ed aumentare la produttività dei magistrati. Il progetto operativo, ha avuto successo anche grazie ad un approccio al cambiamento che ha coinvolto in fase di analisi ed implementazione delle soluzioni adottate tutti i magistrati e cancellieri chiamati a realizzare il cambiamento. L’ufficio ha presentato la propria esperienza nell’ambito dell’officina “Change management: governo di cambiamento dell’innovazione ” che si è svolta lo scorso 29 maggio a FORUM PA 2013.

IL CASO DELLA PROCURA DELLA REPUBBLICA DI RAVENNA

La Procura di Ravenna si è avvalsa dell’assistenza offertagli dalla partecipazione al progetto interregionale transnazionale "Diffusione delle best practices negli uffici giudiziari italiani" per analizzare tutto il suo sistema di gestione interna dei procedimenti ed in particolar modo per ottimizzare e standardizzare le procedure di scambio informativo e documentale per ridurre al minimo i tempi di passaggio da una fase all’altra, per eliminare le ridondanze e le ripetizione di attività e gli errori procedurali. Questo progetto operativo ha prodotto una cultura interna molto attiva ed attenta nel cercare continuamente soluzioni organizzative che semplifichino i flussi informativi e che concentrino le risorse sulle attività veramente critiche e significative dell’ufficio giudiziario. Nel caso che si rappresenta, è illustrato uno dei prodotti realizzati in collaborazione con il Tribunale anch’esso aderente al progetto “Best Practice”.

IL CASO DEL TRIBUNALE DI BRESCIA

Nell’ambito della sua partecipazione al progetto interregionale transnazionale "Diffusione delle best practices negli uffici giudiziari italiani" il Tribunale di Brescia ha aperto un cantiere di innovazione che ha affrontato numerose criticità del sistema organizzativo dell’ufficio giudiziario, dall’analisi dei costi dell’ufficio alla riorganizzazione e qualificazione di tutto il sistema di gestione dell’utenza. In particolar modo la realizzazione di questa linea di azione ha prodotto un Ufficio Relazioni per il Pubblico organizzato per l’intero Palazzo di Giustizia di Brescia e quindi per tutti e cinque gli uffici giudiziari che vi operano, al fine di adattare il sistema di informazione ed assistenza alle richieste e competenze degli utenti e non viceversa. L’URP di palazzo ha significativamente semplificato le procedure di accesso ai servizi per gli utenti, ha ottimizzato l’uso del personale specializzandolo per attività di back office e front office ed in generale ha miglioramento le modalità di assistenza e gestione dei servizi rivolti ai cittadini ed ai professionisti. L’ufficio ha presentato la propria esperienza nell’ambito dell’officina “qualificazione dei servizi rivolti all’utenza: qualità, sportelli e carte dei servizi” che è svolta lo scorso 29 maggio a FORUM PA 2013.