L’Organizzazione Lean dell’Assistenza – OLA e i suoi sviluppi a FORUM PA 2010

 Avevamo già presentato il progetto OLA – Organizzazione Lean dell’Assistenza della ASL Firenze che sperimenta l’applicazione dei principi del lean management nella riorganizzazione dell’azienda sanitaria, con l’obiettivo di semplificare l’esperienza del paziente. Cambiare l’impianto organizzativo di una realtà complessa, quale un’azienda sanitaria, non è una cosa semplice né rapida. Ma è non è una cosa impossibile. Come si procede? A un mese da FORUM PA 2010, occasione per fare un punto sul progetto, Maria Teresa Mechi – project manager – risponde alle prime questioni sollevate.

A  che punto è il progetto OLA
"Dopo quella chirurgica – spiega Mechi – è stata implementata anche la linea medica. Il modello organizzativo dei reparti per cellule di assistenza si è evoluto e perfezionato. Abbiamo avviato l’implementazione degli strumenti lean a livello di shop floor (ndr programmazione del flusso di lavoro) con ottimi risultati in termini di risparmio di tempo da parte del personale infermieristico, in particolare per la fornitura dei materiali di consumo. Abbiamo avuto un aumento della produttività (ricoveri aggiustati per posti letto) del 47% e una riduzione degli appoggi del 53%".

Questione di risorse umane
Tra i commenti all’articolo di presentazione più di qualcuno aveva sollevato la “questione” risorse umane, in particolare un lettore aveva chiesto: “Perché non sottolineare anche l’aspetto di miglioramento destinato a far crescere motivazione ed entusiasmo del personale sanitario? Perché non dare segnali (concreti) che siamo interessati almeno alla manutenzione delle risorse umane?”, sottolineando “E’ una sfida difficile perché bisogna rompere il muro di un utilizzo strumentale di queste metodiche, come fiori all’occhiello di amministratori pasticcioni che potrebbero applicare tecniche che non hanno ben metabolizzato”. Come si affronta una sfida del genere?
Mechi spiega che “l’attenzione alle risorse umane è uno dei punti caldi su cui lavorare". "Stiamo per varare un sistema di formazione a cascata  – continua – che consente di abilitare un numero molto elevato di persone ad essere protagonisti del cambiamento nel proprio lavoro di tutti i giorni. In aggiunta abbiamo attivato un servizio di counseling per il supporto al cambiamento insieme ad un programma di incontri di accompagnamento ed uno sportello di secondo livello per le situazioni più critiche".

Già nella presentazione del progetto Mechi anticipava la consapevolezza che “nella gestione delle risorse umane va tenuto conto che ogni grosso cambiamento si porta dietro in maniera fisiologica tre tipologie di atteggiamento: adesione entusiasta, neutralità e resistenza precostituita”. “L’impegno – assicurava – sta nel far virare gli appartententi al secondo gruppo, che rappresentano la maggioranza, verso una piena adesione al processo di cambiamento.  Il metodo seguito ci viene d’aiuto anche su questo tema. Le scelte operative, infatti, sono sempre bottom up e i protagonisti sono direttamente i professionisti.” Come si è riusciti a mantenere questa linea?  “Le persone coinvolte direttamente nella progettazione – continua Mechi – sono ad oggi oltre 700. L’atteggiamento è stato complessivamente positivo. Un punto di forza è stato l’atteggiamento molto innovativo delle organizzazioni sindacali che hanno sviluppato un ruolo maturo di reale ‘stakeholder’. Coinvolti fin dall’inizio nella ‘gestazione’ del progetto, hanno partecipato agli incontri mensili di aggiornamento svolgendo un ruolo di monitoraggio sull’impatto sui dipendenti".

Dando appuntamento a FORUM PA 2010 a quanti sono interessati ad approfondire il progetto OLA e i suoi sviluppi, Mechi conclude: “E’ scontato affermare che da tutte le esperienze si può imparare, ma  mi preme sottolineare che si può apprendere un metodo, si possono metabolizzare degli alert rispetto alle situazioni che si sono rivelate critiche, ci si ispira alle scelte…ma le soluzioni vanno poi trovate nel proprio contesto, con elasticità e pazienza”